Kegiatan
siklus Penggajian
Sistem
penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang
terus mengalami proses dalam bentuk batch(bertahap),disebut proses secara
bertahap kerena;daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara
periodik.Dalam kegiatan siklus penggajian,ada beberapa langkah dasar yang biasa
diterapkanoleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji ke karyawannya yaitu:
1
Melakukan up-date file induk penggajian
Aktivitas
penting yang dilakukan manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan
pembaruan filepenggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan
penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan penerimaan tenaga
kerja,pemberhentian karyawan,perubhan tingkatgaji,penyesuaian gaji karyawan.
2.Perubahan
tarif pajak adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan tariff dan
pemotongan pajak lainnya
3.Keabsahan
waktu dan data kehadiran,yaitu terdiri dari
·
Skema pembayaran yaitu bagi karyawan
yang mendapatkan pembayaran per jam,maka perusahaan memakai kartu waktu untuk
mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar untuk setiap giliran
kerja.Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi tentang jumlah jam kerja yang
diperoleh oleh karyawan semasa waktu pembayaran dilakukan.
·
Peluang untuk menggunakan teknologi
informasi yaitu agar lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan.
4.Menyiapkan
daftar penggajian yaitu pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam
kerja karyawan selama satu periode,data ini akan dicocokkan dan kemudian
diotorisasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut.
5.Pembayaran
daftar gaji yaitu pada perkembangan ini ,system pembayaran gaji untuk karyawan
telah dilakukan dengan cara memindahbukukan ke rekening karyawan
bersangkutan.cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang
tidak legal dilakukan.
6.Kalkulasi
kompensasi dan pajak yaitu perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan
karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7.Pajak
penghasilan dan potongan lain-lain yaitu
membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
Sistem
Penggajian
1.Sistem
Manual
Sistem
penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji tanpa dibantu
teknologi computer,semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung dengan manual
dan menggunakan table serta rekap gaji yang cukup panjang dan banyak.Berikut
ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual:
a) Pengelolaan
Terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan kegiatan kegiatan
mengumpulkan informasi waktu yang digunakan seorang karyawan bekerja.waktu
kerja mereka tertulis dalam tiket jam kerja yang diisi langsung oleh mereka
setiap pekerjaan yang mereka lakukan sendiri pada hari itu.
b) Departemen
pengawas waktu kerja(time keeping departemen)pekerja akan menerima setiap hari
tiket waktu dari pekerja untuk dilakukan rekonsiliasi dengan waktu kerja
seorang pekerja
c) Data
tentang waktu yang digunakan oleh pekerja tidak lagi disampaikan kepada bagian
personalia atau bagian penggajian,sebab pekerja tersebut pada dasarnya telah
menerima pembayaran berdasarkan tarif upah per-jam.
d) Kegiatan
selanjutnya setelah kegiatan rekonsiliasi kartu jam kerja.Bagian akuntansi akan
menerima tiket waktu pekerja untuk tujuan distribusi biaya gaji dan upah.
e) Kartu
jam pekerja disampaikan kepada bagian gaji bersamaan file master gaji dan
upah,hal mana dapat menjelaskan dasar untuk penyiapan pengeluaran pembayaran
gaji dan register gaji
f) Pelaksanaan
pembayaran kepada pekerja siap dilaksanakan setelah pemeriksaan secara internal
dan bukti pembayaran penghasilan perorangan dan daftar pendapatan disiapkan dan
diserahkan kepada juru bayar perusahaan untuk didistribusikan kepada karyawan
g) Register
gaji dikirim ke bagian utang.Sesuai dengan jumlah kolom register gaji,penyiapan
jurnal voucer yang mencatat debet pada perkiraan buku besar gaji dan kredit
pada kas bank gaji bersih dari rekening
bank regular perusahaan dalam rekening
bank untuk gaji.
h) Pada
tahap ini,pegawai administrasi untuk buku besar telah menerima dua jurnal
voucher.Satu catatan debet pada perkiraan buku besar gaji untuk pembayaran gaji
kotor pada pekerja dan yang lain kredit untuk yang sama .
i)
Penggunaan rekening bank khusus untuk
gaji memperbaiki pengendalian intern,karena hal ini memeudahkan penyiapan
rekonsiliasi bank.Kiranya akan jauh lebih muda untuk menyiapkan dua
rekonsiliasi terpisah untuk menelusuri sumber suatu perbedaan dibandingkan
menyiapkan satu rekonsiliasi rekening bank untuk gaji,tiket bukti setoran dan cek
pembayaran gaji yang dibatalkan memberikan suatu dasar untuk fungsi ini.
Gambar diagram alur penggajian secara manual
2.Komputerisasi
Sistem penggajian
Sistem penggajian terkomputerisasi
adalah system pengeloloaan gaji yng dilakukan dengan bantuan fasilitas
perangkat lunak/program yang telah didesain untuk keperluan pengelolaan system
penggajian dan upah di perusahaan.Berikut ini adalah penjelasan mengenai system
penggajian secara terkomputerisasi.
a.Pengelolaan terhadap daftar gaji dan
bersifat rutin untuk penghitungan gaji serta catatan-catatannya,maka operasi
ini pada umumnya merupakan salahsatu kegiatan yang mendapat prioritas diterapkan
menggunakan komputerisasi dalam organisasi.Pengelolaan gaji tersebut dapat
dilaksanakan secara berkelompok(batch),yaitu mempergunakan input pita magnetic
dan storage piringan (disc) magnetic
b.Master file gaji dikerjakan oleh departemen
pengolahan data pada disk magnetic.Setiap perubahan file harus diotorisasi oleh
departemen personalia dan kemudian dikirim ke departemen penyiapan input untuk
penginputan(keying) ke pita magnetic.
c.Sama seperti system manual,pada waktu
register gaji diserahkan kepada kasir untuk menyiapkan cek dan mengotoritas
transfer dana pada rekening bank untuk daftar gaji.Print out pembukuan jurnal
pembayaran gaji dan upah dikirim kepada pencatat buku besar untuk
dibukukan.Sebagaimana system manual,bagian pemeriksaan intern bertanggungjawab
atas penyiapan rekonsiliasi rekening bank untuk gaji.
d Selanjutnya berbagai catatan untuk
pemasukan data dimasukkan dan diverivikasi ,maka pita input dikirim ke operator
computer untuk pengelolaan.
e.Pengendalian internal untuk system
pengelolaan penggajian secara manual diganti dengan system perangkat
lunak.sebagai contoh jumlah kelompok master file gaji termasuk jumlah para
pekerja dan jumlah semua tarif upah.Langkah pemasukan harus dikendalikan dengan
key verification dan dengan penggunaan
check digit verification pada nomor-nomor pegawai.
f.Hasil cetak berupa catatan tentang
perubahan file disiapkan dan dikirimkan ke bagian kepegawaian untuk melakukan
verivikasi semua perubahan file yang telah mengalami proses.
Gambar diagram alur sistem penggajian terkomputerisasi