GUNADARMA UNIVERSITY

Rabu, 29 Februari 2012

Sistem informasi akuntansi pada Penggajian


Kegiatan siklus Penggajian
Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch(bertahap),disebut proses secara bertahap kerena;daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodik.Dalam kegiatan siklus penggajian,ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkanoleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji ke karyawannya yaitu:
1 Melakukan up-date file induk penggajian
Aktivitas penting yang dilakukan manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan filepenggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan penerimaan tenaga kerja,pemberhentian karyawan,perubhan tingkatgaji,penyesuaian gaji karyawan.
2.Perubahan tarif pajak adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan tariff dan pemotongan pajak lainnya
3.Keabsahan waktu dan data kehadiran,yaitu terdiri dari
·         Skema pembayaran yaitu bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam,maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar untuk setiap giliran kerja.Berdasarkan kartu ini diperoleh informasi tentang jumlah jam kerja yang diperoleh oleh karyawan semasa waktu pembayaran dilakukan.
·         Peluang untuk menggunakan teknologi informasi yaitu agar lebih efisien proses pencatatan gaji karyawan.

4.Menyiapkan daftar penggajian yaitu pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode,data ini akan dicocokkan dan kemudian diotorisasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut.
5.Pembayaran daftar gaji yaitu pada perkembangan ini ,system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindahbukukan ke rekening karyawan bersangkutan.cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak legal dilakukan.
6.Kalkulasi kompensasi dan pajak yaitu perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7.Pajak penghasilan dan potongan lain-lain yaitu  membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya  dari setiap pegawai.
  Sistem Penggajian
1.Sistem Manual
Sistem penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji tanpa dibantu teknologi computer,semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung dengan manual dan menggunakan table serta rekap gaji yang cukup panjang dan banyak.Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual:
a)      Pengelolaan Terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan kegiatan kegiatan mengumpulkan informasi waktu yang digunakan seorang karyawan bekerja.waktu kerja mereka tertulis dalam tiket jam kerja yang diisi langsung oleh mereka setiap pekerjaan yang mereka lakukan sendiri pada hari itu.
b)      Departemen pengawas waktu kerja(time keeping departemen)pekerja akan menerima setiap hari tiket waktu dari pekerja untuk dilakukan rekonsiliasi dengan waktu kerja seorang pekerja
c)      Data tentang waktu yang digunakan oleh pekerja tidak lagi disampaikan kepada bagian personalia atau bagian penggajian,sebab pekerja tersebut pada dasarnya telah menerima pembayaran berdasarkan tarif upah per-jam.

d)     Kegiatan selanjutnya setelah kegiatan rekonsiliasi kartu jam kerja.Bagian akuntansi akan menerima tiket waktu pekerja untuk tujuan distribusi biaya gaji dan upah.

e)      Kartu jam pekerja disampaikan kepada bagian gaji bersamaan file master gaji dan upah,hal mana dapat menjelaskan dasar untuk penyiapan pengeluaran pembayaran gaji dan register gaji

f)       Pelaksanaan pembayaran kepada pekerja siap dilaksanakan setelah pemeriksaan secara internal dan bukti pembayaran penghasilan perorangan dan daftar pendapatan disiapkan dan diserahkan kepada juru bayar perusahaan untuk didistribusikan kepada karyawan

g)      Register gaji dikirim ke bagian utang.Sesuai dengan jumlah kolom register gaji,penyiapan jurnal voucer yang mencatat debet pada perkiraan buku besar gaji dan kredit pada  kas bank gaji bersih dari rekening bank regular  perusahaan dalam rekening bank untuk gaji.

h)      Pada tahap ini,pegawai administrasi untuk buku besar telah menerima dua jurnal voucher.Satu catatan debet pada perkiraan buku besar gaji untuk pembayaran gaji kotor pada pekerja dan yang lain kredit untuk yang sama .

i)        Penggunaan rekening bank khusus untuk gaji memperbaiki pengendalian intern,karena hal ini memeudahkan penyiapan rekonsiliasi bank.Kiranya akan jauh lebih muda untuk menyiapkan dua rekonsiliasi terpisah untuk menelusuri sumber suatu perbedaan dibandingkan menyiapkan satu rekonsiliasi rekening bank untuk gaji,tiket bukti setoran dan cek pembayaran gaji yang dibatalkan memberikan suatu dasar untuk fungsi ini.

Gambar diagram alur penggajian secara manual

 

 2.Komputerisasi Sistem penggajian
     Sistem penggajian terkomputerisasi adalah system pengeloloaan gaji yng dilakukan dengan bantuan fasilitas perangkat lunak/program yang telah didesain untuk keperluan pengelolaan system penggajian dan upah di perusahaan.Berikut ini adalah penjelasan mengenai system penggajian secara terkomputerisasi.
a.Pengelolaan terhadap daftar gaji dan bersifat rutin untuk penghitungan gaji serta catatan-catatannya,maka operasi ini pada umumnya merupakan salahsatu kegiatan yang mendapat prioritas diterapkan menggunakan komputerisasi dalam organisasi.Pengelolaan gaji tersebut dapat dilaksanakan secara berkelompok(batch),yaitu mempergunakan input pita magnetic dan storage piringan (disc) magnetic
b.Master file gaji dikerjakan oleh departemen pengolahan data pada disk magnetic.Setiap perubahan file harus diotorisasi oleh departemen personalia dan kemudian dikirim ke departemen penyiapan input untuk penginputan(keying) ke pita magnetic.
c.Sama seperti system manual,pada waktu register gaji diserahkan kepada kasir untuk menyiapkan cek dan mengotoritas transfer dana pada rekening bank untuk daftar gaji.Print out pembukuan jurnal pembayaran gaji dan upah dikirim kepada pencatat buku besar untuk dibukukan.Sebagaimana system manual,bagian pemeriksaan intern bertanggungjawab atas penyiapan rekonsiliasi rekening bank untuk gaji.
d Selanjutnya berbagai catatan untuk pemasukan data dimasukkan dan diverivikasi ,maka pita input dikirim ke operator computer untuk pengelolaan.
e.Pengendalian internal untuk system pengelolaan penggajian secara manual diganti dengan system perangkat lunak.sebagai contoh jumlah kelompok master file gaji termasuk jumlah para pekerja dan jumlah semua tarif upah.Langkah pemasukan harus dikendalikan dengan key verification  dan dengan penggunaan check digit verification pada nomor-nomor pegawai.
f.Hasil cetak berupa catatan tentang perubahan file disiapkan dan dikirimkan ke bagian kepegawaian untuk melakukan verivikasi semua perubahan file yang telah mengalami proses.

Gambar diagram alur sistem penggajian terkomputerisasi